3 days before the due date
- Dear parent, the ___ fee of ₹___ for ___ (Class ___) is due on ___. You can pay at the school office or online. Please ignore this if already paid. – Accounts office, ___ School
- प्रिय अभिभावक, ___ (कक्षा ___) की ___ फीस ₹___ की अंतिम तिथि ___ है। आप स्कूल कार्यालय में या ऑनलाइन भुगतान कर सकते हैं। यदि भुगतान हो चुका है तो कृपया इस संदेश को अनदेखा करें। – लेखा कार्यालय, ___ स्कूल
7 days after the due date
- Dear parent, our records show ₹___ pending for ___ (Class ___), due on ___. If there is a difficulty, please speak to the accounts office; we can discuss instalments. – Accounts office
- प्रिय अभिभावक, ___ (कक्षा ___) की ₹___ फीस ___ से बकाया है। कोई परेशानी हो तो कृपया लेखा कार्यालय से बात करें, किस्तों पर भी विचार किया जा सकता है। – लेखा कार्यालय
Last reminder before the month closes
- Dear parent, ₹___ is still pending for ___ (Class ___). Please clear it by ___ or meet the accounts office before then. Late fee applies after this date as per school rules. – Principal’s office
- प्रिय अभिभावक, ___ (कक्षा ___) की ₹___ फीस अभी तक जमा नहीं हुई है। कृपया ___ तक जमा करें या उससे पहले लेखा कार्यालय में मिलें। इस तिथि के बाद स्कूल नियमों के अनुसार विलंब शुल्क लगेगा। – प्रधानाचार्य कार्यालय
A few rules that keep it polite
- Send reminders to the parent only, never in a class group.
- Mention the child’s name and class so the parent knows which child it is about.
- Always offer a person to talk to. Many delays are a cash-flow problem, not a refusal.
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